Der Export der E-Rechnung für Ausgangsrechnungen (Format XRechnung) steht ab dem 22.07.25 zur Verfügung.
Was muss ich vor der Nutzung der E-Rechnung in den Stammdaten einstellen?
Bevor Sie Ihre erste E-Rechnung erstellen, müssen einige Nacharbeiten im Bereich Stammdaten durchgeführt werden.
Die Daten müssen an folgenden Stellen eingerichtet werden:
- bei Ihrer Firma (oder Ihren Mandaten) - aus Sicht der E-Rechnung "Lieferant" und
- am Kontakt / Kunden
Hier eine Auflistung, welche Felder bei Ihrer Firma / Ihrem Mandanten hinterlegt werden müssen:
Sie können diese Angaben direkt über Einstellungen / Stammdaten / Allgemein oder bei mehr als einem Mandanten dann über Einstellungen / Mandanten / Stammdaten bearbeiten hinterlegen.
Hier eine Beispiel Screenshot mit gelb markierten Felder, die relevant sind und gefüllt werden müssen.
Die UmsatzSt. ID benötigt das Land DE als die ersten Buchstaben.
Weiter unten bekommen Sie durchs Scrollen die Infos zur Handelsregister-Nummer:
Auch Bank und IBAN Nummer sollen hinterlegt werden. Damit der Kunde durch die XML-Datei direkt die Rechnung bezahlen kann an die Bank. Die IBAN-Nummer muss ohne Leerzeichen eingeben werden.
Was muss ich vor der Nutzung der E-Rechnung im Kontakt einstellen?
- Am Kontakt muss die vollständige Adresse ausgefüllt sein.
- Zusätzlich muss eine E-Mail Adresse eingetragen sein.
Um die E-Rechnung zu aktivieren, wähle am Kontakt oben rechts "X-Rechnung".
Wie schreibe ich E-Rechnungen in Deals and Projekts?
Sobald die Einstellung am Kontakt aktiviert wurde, wird für den Kontakt immer automatisch eine E-Rechnung erstellt und mit angehangen. Außerdem steht als Download zusätzlich zum PDF eine weitere Download Option für die XML Datei zur Verfügung.
Rechnungen
Rechnung ist nicht valide
Wählt XRechnung Prüfbericht und korrigiert die angemerkten Datensätze.
Sollte die E-Rechnung invalide sein oder Warnungen enthalten, so erhalten Sie eine Warnung mit Fehlerprotokoll.
Öffnen Sie das Fehlerprotokoll (XRechnung Prüfbericht), prüfen Sie die entsprechenden Daten und bessern diese aus, um dann in der Rechnungsstellung fortzufahren.
Rechnung ist valide
Die Rechnung kann als X-Rechnung heruntergeladen werden oder wird autom. beim E-Mail Versand angehangen.
Wiederholende Rechnungen
Sollte die E-Rechnung invalide sein, so erhält die Person, die das Dokument erstellt hat, eine E-Mail mit Fehlerprotokoll, um die fehlenden Daten entsprechend bearbeiten zu können. D
ie Rechnung muss nach Korrektur der Daten manuell bearbeitet werden.
Ist die E-Rechnung valide oder enthält lediglich Warnungen, so wird diese autom. mit der automatischen Rechnung mit versendet, sobald die Einstellung für den Kunden aktiviert wurde.
Download
E-Rechnungen können nachträglich sowohl über die Liste als auch über die Kontakthistorie heruntergeladen werden.
Auch alte Rechnungen können als E-Rechnung über die Rechnungsliste oder Kontakthistorie heruntergeladen werden, sobald die Einstellung für den Kunden aktiviert wurde und alle nötigen Einstellungen gesetzt sind.
Hinweise
- Einstellungen / Angebote & Rechnungen / Unterstützung für GoBD Konformität
Beide Varianten erlauben die Erstellung von E-Rechnungen.
Der Prozess zwischen GoBD an und aus unterscheidet sich in Form, wann die Validierung stattfindet. - Die Einstellung Einstellungen / Angebote & Rechnungen / Gesamtrabatt anteilig auf Steuersätze verteilen muss zwingend gesetzt sind, wenn mehrere Steuersätze auf dem selben Dokument mit Rabatten verwendet werden.